Kategorie
Digital Solutions
Unternehmenskontext
Branche: Automobil
Digitale Fahrzeugakte: Einführung eines DMS im Autohaus
Management Summary
Die Success Story auf einen Blick
Ausgangssituation
Ein Autohaus verwaltete eine große Anzahl physischer Fahrzeugakten, wodurch Platzmangel, fehlende Durchsuchbarkeit und ein hoher Zeitaufwand bei der Ablage entstanden. Ziel war die Digitalisierung der Fahrzeugakten und der Übergang zu einer papierlosen Verwaltung.
Lösung
Einführung des Dokumentenmanagementsystems Paperless zur Digitalisierung, automatischen Verarbeitung und strukturierten Ablage von Fahrzeugdokumenten in einem durchsuchbaren Online-Archiv.
Ergebnis
Einführung des Dokumentenmanagementsystems Paperless zur Digitalisierung, automatischen Verarbeitung und strukturierten Ablage von Fahrzeugdokumenten in einem durchsuchbaren Online-Archiv.
Umsetzung
Zur Digitalisierung der physischen Fahrzeugakten wurde das Dokumentenmanagementsystem Paperless eingeführt. Dabei handelt es sich um eine Open-Source-Lösung, die sich seit 2015 als leistungsfähiges System zur Dokumentenverwaltung etabliert hat und ohne Lizenz- oder Abogebühren genutzt werden kann.
Die Papierdokumente werden gesammelt eingescannt und mithilfe von Trennseiten automatisch in einzelne Dokumente aufgeteilt. Das System erkennt diese Trennseiten und erstellt daraus eigenständig separate PDF-Dateien.
Anschließend werden die gescannten Dokumente durch Optical Character Recognition (OCR) verarbeitet und in durchsuchbare PDFs umgewandelt, sodass Inhalte gezielt recherchiert werden können.
Zur langfristigen Archivierung werden die Dokumente im PDF/A-Format gespeichert, das sich für die revisionssichere Ablage eignet und unter anderem vom Bundesarchiv empfohlen wird.
Darüber hinaus wurde eine Machine-Learning-Funktion genutzt, die speziell auf die Dokumente des Kunden trainiert wurde. Dadurch erkennt das System automatisch Dokumententypen und kategorisiert die Fahrzeugunterlagen entsprechend.
Der Zugriff auf das System erfolgt über eine webbasierte Oberfläche, die ohne lokale Installation genutzt werden kann und den Zugriff über verschiedene Endgeräte wie PC, Tablet oder Smartphone ermöglicht.
Für den Betrieb wurde ein Cloud-Hosting gewählt. Ausschlaggebend waren transparente Kosten, verfügbare Nachweise zu Sicherheit und Datenschutz sowie die standortunabhängige Verfügbarkeit. Als Hosting-Partner wurde die Hetzner Online GmbH gewählt, ein deutsches Unternehmen mit Fokus auf die Einhaltung entsprechender Sicherheits- und Datenschutzstandards.
Ergebnis
Durch die Digitalisierung der Fahrzeugakten konnte der Zugriff auf Dokumente deutlich vereinfacht werden, während gleichzeitig der Aufwand für Ablage und Suche reduziert wurde.
Die strukturierte und durchsuchbare Ablage ermöglicht es den Mitarbeitenden, relevante Informationen schnell zu finden und effizienter zu arbeiten. Gleichzeitig schafft die standortunabhängige Verfügbarkeit der Daten die Grundlage für flexiblere Arbeitsweisen, beispielsweise im Kontext mobiler Nutzung.
Insgesamt trägt die Lösung dazu bei, papierbasierte Prozesse zu reduzieren und die Dokumentenverwaltung nachhaltig zu verbessern.
Key Benefits
Mehrwert auf einen Blick
- Reduzierung von Papierarchiven und Platzbedarf
- Schnelle Durchsuchbarkeit durch OCR-Verarbeitung
- Automatische Dokumententrennung und -klassifizierung
- Standortunabhängiger Zugriff über Weboberfläche
- Kostenvorteil durch Open-Source-Lösung ohne Lizenzgebühren
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