Digital Solutions
Branche: Automobil
Digitale Fahrzeugakte Phase 2: DMS skaliert für Autohausgruppe
Die Success Story auf einen Blick
Ausgangssituation
Nach der erfolgreichen Einführung der digitalen Fahrzeugakte bei einem Autohaus entwickelte sich das Unternehmen zu einer überregional tätigen Autohausgruppe mit drei Standorten. Im Zuge der Vereinheitlichung von Prozessen sollte die bestehende Lösung auf alle Gesellschaften ausgeweitet und der Benutzerkreis standortübergreifend erweitert werden.
Lösung
Erweiterung der bestehenden digitalen Fahrzeugakte auf eine mandantenübergreifende Plattform mit zentralem Single Sign-On, automatisierten Workflows und rollenbasiertem Berechtigungskonzept.
Ergebnis
Über 40.000 Fahrzeugakten werden heute standortübergreifend digital verwaltet – mit zentraler Benutzerverwaltung, Microsoft 365 Single Sign-On und vollständig papierlosen Prozessen.
Umsetzung
Auf Basis der bereits etablierten digitalen Fahrzeugakte wurde die DMS-Plattform (Dokumenten-Management-System) für die Anforderungen einer standortübergreifenden Zusammenarbeit weiterentwickelt.
Neben der Erweiterung des Benutzerkreises wurden zusätzliche Kontrollmechanismen für Datenqualität eingeführt. Dazu gehören angepasste Berechtigungskonzepte und automatisierte Korrektur-Workflows innerhalb der Anwendung.
Ein wesentlicher Meilenstein war die Einführung eines zentralen Single-Sign-On-Dienstes auf Basis von Authentik. Die Open-Source-Plattform fungiert als zentrale Identitäts- und Zugriffsverwaltung und ermöglicht die Integration unterschiedlichster Benutzerverzeichnisse.
Dadurch konnte die auf dem Open-Source Projekt „Paperless“ basierende, digitale Fahrzeugakte an Microsoft 365 angebunden werden. Die Benutzer authentifizieren sich nun über ihre gewohnte Office-365-Anmeldung und profitieren von den etablierten Sicherheitsmechanismen von Microsoft, wie beispielsweise Multi-Faktor-Authentifizierung und zentralem Benutzer-Lifecycle-Management.
Eine besondere Herausforderung bestand darin, nicht nur einen einzelnen Microsoft-365-Tenant anzubinden, sondern Benutzer aus insgesamt drei voneinander unabhängigen Microsoft-365-Umgebungen in einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen. Die eingeführte Lösung durch Authentik ermöglicht die Zuordnung von Microsoft-365-Benutzern zu den entsprechenden Berechtigungen innerhalb der Paperless Anwendung.
Die gesamte Plattform wird als Cloud-Lösung in einem DSGVO-konformen Rechenzentrum von Hetzner in Deutschland betrieben und konnte an den wachsenden Bedarf mit wenigen Klicks skaliert werden. Dadurch ist keine lokale Hardware an den Standorten erforderlich. Gleichzeitig profitieren die einzelnen Autohäuser von einer hochverfügbaren Infrastruktur und transparenten, planbaren Betriebskosten.
Plattformarchitektur im Überblick
Die Übersicht zeigt, wie mehrere Standorte und Microsoft-365-Tenants über Authentik, rollenbasierte Berechtigungen und automatisierte Workflows in einer gemeinsamen digitalen Fahrzeugakte zusammengeführt werden.
Ergebnis
Aus der ursprünglich für einen einzelnen Standort eingeführten Lösung ist eine zentrale Plattform für die gesamte Autohausgruppe entstanden.
Heute werden über 40.000 Fahrzeugakten standortübergreifend digital verwaltet. Dazu gehören unter anderem Fahrzeugscheine, Fahrzeugbriefe, COC-Dokumente, Zertifikate und weitere fahrzeugbezogene Unterlagen.
Die papierlosen Prozesse sorgen für eine deutlich höhere Transparenz, schnellere Informationsverfügbarkeit und eine standortübergreifende Zusammenarbeit. Besonders positiv bewerten die Anwender die einfache Anmeldung über Microsoft 365 sowie die Möglichkeit, vollständig ohne Papierakten zu arbeiten.
Mehrwert auf einen Blick
- Skalierung der bestehenden Lösung auf drei Standorte
- Über 40.000 zentral verwaltete Fahrzeugakten
- Sichere Anmeldung über Microsoft 365 Single Sign-On
- Integration von drei unabhängigen Microsoft-365-Tenants
- Zentrale Benutzer- und Berechtigungsverwaltung
- Verbesserte Datenqualität durch automatisierte Workflows
- Papierlose Prozesse und schnellere Informationsverfügbarkeit
- DSGVO-konformes Hosting im deutschen Rechenzentrum
- Keine Abhängigkeit von lokaler Hardware
- Zukunftssichere Open-Source-Technologien
